Das Amazon-Settlement-Format
Amazon rechnet alle vierzehn Tage ab. Der Abrechnungsbericht als Flat File V2 ist eine tabulatorgetrennte Textdatei mit 24 Spalten. Die erste Datenzeile enthält nur Kopfdaten: settlement-id, Zeitraum, Auszahlungsdatum, total-amount und Währung. Jede weitere Zeile ist ein einzelner Betrag, beschrieben durch drei Felder: transaction-type (Order, Refund, ServiceFee, other-transaction), amount-type (ItemPrice, ItemFees, Promotion, ItemWithheldTax) und amount-description (Principal, Tax, Shipping, Commission, FBAPerUnitFulfillmentFee und weitere). Erst die Kombination aus allen drei Feldern sagt, was ein Betrag ist. Eine Zeile „Order, ItemPrice, Principal“ ist der Nettoartikelpreis, „Order, ItemPrice, Tax“ die darauf eingenommene Umsatzsteuer, „Order, ItemFees, Commission“ die Verkaufsprovision als negativer Betrag.
Die Datei enthält keine Umsatzsteuersätze und keine Rechnungsnummern. Welche Bestellung mit 7 oder 19 Prozent besteuert wurde, steht nur im Umsatzsteuerbericht oder in den Rechnungen des Amazon-Rechnungsservice. Das Werkzeug trennt deshalb Erlös und Steuer, ohne einen Satz zu unterstellen, und weist den Steuerbetrag als eigene Position aus.
Otto und Kaufland
Otto Market und Kaufland Global Marketplace liefern Auszahlungsberichte als CSV. Beide Formate ändern sich mit den Portalversionen, und die Spaltennamen sind in der öffentlichen Händlerdokumentation nicht so eindeutig beschrieben wie bei Amazon. Das Werkzeug erkennt Betrags-, Gebühren-, Typ- und Bestellspalten über Schlüsselwörter und markiert das Ergebnis als ungeprüft. Für eine automatische Verbuchung legen wir die Zuordnung je Marktplatz anhand Ihrer echten Dateien fest und prüfen sie gegen zwei Monatsabrechnungen.
Rechtslage: Gebühren, Reverse-Charge, Aufbewahrung
Verkaufsgebühren, FBA-Gebühren und Werbekosten stellt Amazon EU S.à r.l. mit Sitz in Luxemburg in Rechnung. Für Unternehmer in Deutschland ist das eine sonstige Leistung aus dem EU-Ausland; die Steuerschuld geht nach § 13b Abs. 1 UStG auf den Leistungsempfänger über. Die Gebühr wird netto gebucht, die Umsatzsteuer darauf angemeldet und bei Vorsteuerabzugsberechtigung gleichzeitig abgezogen. Wer die Gebühren als Bruttobetrag ohne Steuerschlüssel bucht, meldet zu wenig an. Die Abrechnungsdateien sind Buchungsbelege im Sinne der GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019) und zehn Jahre aufzubewahren, im Originalformat und unveränderbar.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht für E-Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern (§ 14 Abs. 1 UStG). Die Gebührenrechnungen der Marktplätze kommen nicht aus dem Inland, die Abrechnung bleibt ein Abrechnungsbeleg. Für Ihre eigenen Rechnungen an Geschäftskunden über Marktplätze gelten die Übergangsfristen des § 27 Abs. 38 UStG bis Ende 2026 beziehungsweise bis Ende 2027 bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro.
Typische Fehler beim Verbuchen
- Auszahlung als Umsatz: Die Gutschrift auf dem Bankkonto wird als Erlös gebucht. Dann fehlen Gebühren und Steuer, der Umsatz ist zu niedrig, der Aufwand verschwindet.
- Erstattungen vergessen: Refund-Zeilen tragen negative Erlöse und eine Erstattungsgebühr, die Amazon zum Teil zurückzahlt. Ohne Gegenbuchung bleibt der Umsatz zu hoch.
- Einbehaltene Steuer übersehen: Bei Lieferungen in andere EU-Länder führt Amazon als Plattform teils die Umsatzsteuer selbst ab (ItemWithheldTax). Diese Beträge gehören nicht in Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung.
- Zeitraum falsch: Die Abrechnung endet mitten im Monat. Für den Monatsabschluss brauchen Sie die Zuordnung nach posted-date, nicht nach Auszahlungsdatum.
- Unvollständiger Export: Die Zusammenfassung im Browser zeigt andere Zahlen als die Datei, weil Zeilen in der Vorschau gekürzt werden. Die Summenprobe gegen total-amount deckt das auf.
Was eine saubere Lösung ausmacht
Eine saubere Verbuchung holt jede Abrechnung automatisch über die Berichts-API des Marktplatzes, speichert die Originaldatei revisionssicher, ordnet jede Zeile einer freigegebenen Kontierungsregel zu und bildet daraus eine Sammelbuchung je Abrechnung: Erlöse je Steuersatz, Gebühren je Art mit Reverse-Charge-Schlüssel, Rabatte, einbehaltene Steuer, Auszahlung gegen Geldtransit. Neue, noch nicht zugeordnete Gebührenarten landen in einer Klärungsliste statt stillschweigend auf einem Sammelkonto. Der Stapel geht als DATEV-Buchungsstapel mit Belegbildern an die Kanzlei, und ein Abgleich mit dem Bankkonto bestätigt, dass die Auszahlung tatsächlich angekommen ist. Genau das bauen wir als Schnittstelle, siehe https://netzhandwerker.de/marktplatz-abrechnung.
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