Chargen zurückverfolgen
in Stunden antworten statt tagelang blättern
Welche Rohware steckt in welchem Los, und wohin ist dieses Los gegangen? Wir bauen die Kette aus Wareneingang, Verarbeitung und Lieferung, damit im Ernstfall eine Abfrage genügt.
Vier Lagen, in denen die Rückverfolgung zur Nachtschicht wird.
Der Lieferant meldet ein Problem
Eine Rohware ist betroffen. Die Frage lautet: In welchen Losen steckt sie, und an wen sind die gegangen? Die Antwort darf nicht Tage brauchen.
Eine Reklamation kommt zurück
Ein Kunde beanstandet ein Produkt. Ohne Chargennummer lässt sich weder der Ursprung noch der Umfang bestimmen.
Das Audit fragt nach
Kunde oder Prüfstelle verlangt eine Rückverfolgung an einem Beispiel, mit Zeitvorgabe. Wer erst Ordner holt, hat das Gespräch schon verloren.
Alles steht auf Zetteln
Die Angaben existieren, aber verteilt: Lieferschein im Ordner, Chargennummer auf dem Eimer, Abfüllmenge im Heft. Zusammenführen kostet Stunden.
Was wir bauen
Eine Kette, die an den Stellen entsteht, an denen ohnehin gearbeitet wird.
Wareneingang erfassen
Lieferant, Artikel, Chargennummer, Menge und Datum werden beim Eingang aufgenommen, per Scan oder Eingabe am Tablet.
Verarbeitung verbinden
Jedes Los bekommt seine Eingangschargen zugeordnet. Aus mehreren Rohwaren entsteht ein Los, aus einem Los mehrere Gebinde.
Ausgang zuordnen
Lieferungen werden mit Los und Charge verknüpft, damit für jede Charge sichtbar ist, an wen sie gegangen ist.
Abfrage in beide Richtungen
Von der Rohware zu allen betroffenen Kunden und vom Kunden zurück zu allen eingesetzten Rohwaren, jeweils mit Mengen.
Dazu passend Etiketten mit Chargennummer und Datum, damit im Betrieb steht, was im System steht, und niemand von Hand überträgt.
So läuft es ab
Vom heutigen Zettel zur belastbaren Kette in vier Schritten.
Ablauf aufnehmen
Wo entsteht welche Angabe, was wird heute notiert, an welchen Stellen bricht die Kette.
Erfassung bauen
Einfache Masken für Eingang, Verarbeitung und Ausgang, bedienbar mit nassen Händen und Handschuhen.
Testrückruf
Wir gehen einen echten Fall durch und messen, wie lange die Antwort dauert. Das ist die Zahl, die im Audit zählt.
Laufender Betrieb
Die Kette wächst mit jedem Wareneingang. Auswertungen zeigen Lücken, bevor sie im Ernstfall auffallen.
Was die Regel wirklich verlangt
Für Lebensmittel gilt der Grundsatz einen Schritt zurück, einen Schritt vor: Ein Betrieb muss sagen können, von wem er eine Ware bezogen hat und an wen er sie abgegeben hat. Für Lieferungen an Endverbraucher gilt das nicht in gleicher Weise, für den Weg zu gewerblichen Abnehmern schon.
Das klingt einfach und wird schwierig, sobald verarbeitet wird. Wer mischt, abfüllt, reift oder umpackt, muss die Verbindung zwischen Eingang und Ausgang selbst herstellen. Genau diese Verbindung fehlt in den meisten Ordnern.
Der Testrückruf ist die eigentliche Prüfung
Im Audit wird selten die Dokumentation gelesen. Gefragt wird nach einem Beispiel: Diese Charge, wohin ist sie gegangen? Gemessen wird die Zeit bis zur vollständigen Antwort.
Betriebe mit Ordnerlösung liegen dabei bei Stunden bis Tagen, oft mit Lücken. Mit einer durchgehenden Kette ist die Antwort eine Abfrage. Deshalb ist der Testrückruf auch der beste Einstieg: Er zeigt ohne Diskussion, wo die Kette reißt.
Wo die Kette in der Praxis bricht
Beim Umpacken in unbeschriftete Behälter. Beim Zusammenkippen von Resten mehrerer Chargen. Bei Zutaten, die in Kleinmengen aus dem Vorrat entnommen und nicht notiert werden. Und bei der Auslieferung ohne Chargenbezug auf dem Lieferschein.
Jede dieser Stellen lässt sich mit wenig Aufwand schließen, wenn die Erfassung dort stattfindet, wo die Handlung geschieht. Eine nachträgliche Eingabe im Büro erzeugt Papier, aber keine Sicherheit.
Für wen das gilt
Hofverarbeitung und Direktvermarktung, Bäckereien und Fleischereien mit eigener Herstellung, Manufakturen für Getränke, Öle, Konserven und Gewürze, Kosmetikhersteller, Futtermittel. Auch kleine Betriebe sind erfasst; die Regel kennt keine Untergrenze.
In der Kosmetik gilt eine eigene Systematik mit Produktdatei und Chargenbezug. Die Bauart der Kette ist dieselbe, die geforderten Angaben unterscheiden sich.
Was wir machen und was nicht
Wir bauen die Kette und machen sie abfragbar. Die fachliche Bewertung bleibt bei Ihnen.
Das machen wir
- Erfassung von Wareneingang, Verarbeitung und Ausgang mit Chargenbezug
- Verknüpfung mehrerer Eingangschargen zu einem Los
- Abfrage in beide Richtungen mit Mengen und Empfängern
- Etiketten mit Chargennummer und Datum
- Testrückruf mit Zeitmessung und Lückenliste
Das machen wir nicht
- Keine Lebensmittel- oder Hygieneberatung
- Kein Ersatz für Ihr Eigenkontrollkonzept
- Keine Meldung an Behörden in Ihrem Namen
- Keine Bewertung, ob ein Produkt zurückzurufen ist
Weiterführend
Beschreiben Sie Ihr Anliegen
Schreiben Sie uns kurz, worum es geht. Wir prüfen die Anfrage und melden uns per E-Mail mit dem nächsten Schritt.
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet ein Schritt zurück, ein Schritt vor?
Ein Betrieb muss belegen können, von wem eine Ware stammt und an welchen gewerblichen Abnehmer sie gegangen ist. Der Weg zum Endverbraucher ist davon nicht in gleicher Weise erfasst.
Gilt das auch für kleine Betriebe?
Ja. Eine Untergrenze nach Betriebsgröße gibt es nicht. Der Aufwand richtet sich nach der Zahl der Verarbeitungsschritte, nicht nach der Zahl der Beschäftigten.
Brauchen wir Scanner und Etikettendrucker?
Nicht zwingend. Eingabe am Tablet genügt oft. Etiketten mit Chargennummer sparen aber Übertragungsfehler und sind meist die günstigste Verbesserung.
Was ist ein Testrückruf?
Ein durchgespielter Ernstfall: Für eine gewählte Charge wird ermittelt, wohin sie gegangen ist, und die Zeit bis zur vollständigen Antwort gemessen.
Funktioniert das mit unserer Warenwirtschaft?
Wo eine Schnittstelle besteht, setzen wir dort an. Sonst bauen wir die Erfassung eigenständig und übergeben die Daten in Ihr System.
Wie lange müssen die Daten aufbewahrt werden?
Nach den für Ihre Produkte geltenden Fristen. Die Aufbewahrung ist Teil der Lösung, damit nach Jahren noch auskunftsfähig ist, wer heute erfasst.
Deckt das auch Kosmetik oder Futtermittel ab?
Die Bauart ist dieselbe, die geforderten Angaben unterscheiden sich. Wir bilden ab, was für Ihre Produkte verlangt wird.
Was kostet es?
Festpreis nach Sichtung. Der Aufwand hängt an der Zahl der Verarbeitungsschritte und daran, wie heute erfasst wird.