Werkzeug · Kasse und Buchhaltung

Kassen-Export nach DATEV.
Vorschau des Buchungsstapels in einer Minute.

CSV-Export aus SumUp, Zettle oder einem anderen Kassensystem hochladen. Sie sehen die Buchungen im DATEV-Format, Summen je Steuersatz, Stornos und jede Zeile, die sich nicht verbuchen lässt.

Vorschau erzeugen Beispielbefund ansehen

Kassenabschluss am Abend in einem Café mit Kassensystem, Kartenterminal und Bons auf dem Tresen

Kassen-Export auswählen

So sieht Ihr Befund aus

Beispielbefund aus einem SumUp-Export mit 30 Zeilen: drei Steuersätze (19 %, 7 %, 0 %), eine Rückerstattung. Werte aus der Testdatei, nicht aus einem Kundenkonto.

In Ordnung

DATEV-Vorschau sumup-test.csv

30 Buchungen aus 30 Zeilen, Bruttoumsatz 247,30 €, 1 Storno, 0 Zeilen nicht verarbeitbar.

Buchungen30

Summe brutto247,30 €

Stornos1

Fehlerzeilen0

KontenrahmenSKR03

Umsatz 19 %27,40 €

Umsatz 7 %94,90 €

Umsatz 0 %125,00 €

Erkannte Spalten

ok: datum: Spalte 1 „Datum“
ok: brutto: Spalte 6 „Betrag inkl. Steuern“
ok: steuer: Spalte 8 „Steuerbetrag“
ok: satz: Spalte 7 „Steuersatz“
ok: status: Spalte 4 „Status“
ok: zahlungsart: Spalte 3 „Zahlungsart“
ok: beleg: Spalte 2 „Transaktionsnummer“
ok: text: Spalte 5 „Beschreibung“
ok: gebuehr: Spalte 9 „Gebühr“
hinweis: Trennzeichen „;“, Zeichensatz UTF-8, 30 Datenzeilen, 0 Zeilen ohne erfolgreichen Status ausgelassen

Summen je Steuersatz

Steuersatz	Buchungen	Brutto	Netto	Umsatzsteuer	Erlöskonto SKR03
19 %	9	27,40 €	23,03 €	4,37 €	8400
7 %	16	94,90 €	88,69 €	6,21 €	8300
0 %	5	125,00 €	125,00 €	0,00 €	8120

Bruttoumsatz je Steuersatz

19 %

27,40 €

7 %

94,90 €

0 %

125,00 €

Buchungsstapel-Vorschau (erste 20 Zeilen)

Umsatz (ohne S/H)	S/H	Konto	Gegenkonto	Belegdatum	Belegfeld 1	Buchungstext
14,90	S	1000	8300	0109	TX100200	Buch Stadtführer Bar
2,10	S	1000	8300	0209	TX100201	Tageszeitung Karte
25,00	S	1000	8120	0309	TX100202	Gutschein Karte
3,80	S	1000	8400	0409	TX100203	Cappuccino Bar
2,20	S	1000	8300	0509	TX100204	Croissant mitnehmen Karte
25,00	S	1000	8120	0609	TX100205	Gutschein Karte
2,20	S	1000	8300	0709	TX100206	Croissant mitnehmen Bar
25,00	S	1000	8120	0809	TX100207	Gutschein Karte
25,00	S	1000	8120	0909	TX100208	Gutschein Karte
3,80	S	1000	8400	1009	TX100209	Cappuccino Bar
4,50	S	1000	8300	1109	TX100210	Brötchen belegt Karte
4,50	S	1000	8300	1209	TX100211	Brötchen belegt Karte
2,20	S	1000	8300	1309	TX100212	Croissant mitnehmen Bar
3,80	S	1000	8400	1409	TX100213	Cappuccino Karte
14,90	S	1000	8300	1509	TX100214	Buch Stadtführer Karte
3,80	S	1000	8400	1609	TX100215	Cappuccino Bar
4,20	S	1000	8400	1709	TX100216	Latte Karte
4,50	S	1000	8300	1809	TX100217	Brötchen belegt Karte
3,80	S	1000	8400	1909	TX100218	Cappuccino Bar
2,20	S	1000	8300	2009	TX100219	Croissant mitnehmen Karte

Vollständiger Stapel mit allen Zeilen im Vollbefund.

Lesart

Jede Zeile bucht Kasse 1000 (Soll) gegen das Erlöskonto des Steuersatzes (Haben); Stornos drehen die Seite. BU-Schlüssel bleibt leer, weil Erlöskonten im SKR03 Automatikkonten sind. Konten und Belegkreis vor dem Import mit der Kanzlei festlegen.

Grundlagen: DATEV-Format Buchungsstapel (EXTF), Pflichtfelder Umsatz, Soll/Haben, Konto, Gegenkonto, Belegdatum · Standardkontenrahmen SKR03/SKR04 (DATEV)

Wer braucht das

Vier Betriebe, bei denen Kassendaten jeden Monat in die Buchhaltung müssen.

Cafés, Bäckereien, Imbisse

Hunderte Transaktionen am Tag, drei Steuersätze, Trinkgeld und Gutscheine. Der Export ist da, der Stapel fehlt.

Einzelhandel mit Kartenterminal

SumUp oder Zettle als Kasse. Die Kanzlei bekommt Auszahlungen statt Umsätze und fragt jeden Monat nach.

Marktstände und mobile Händler

Verkäufe an wechselnden Orten mit einem Tablet. Ein Export je Monat, viele Stornos, kein Kassenbuch.

Steuerkanzleien

Mandanten liefern CSV in fünf Formaten. Die Kanzlei braucht einen Stapel mit sauberer Kontierung und Fehlerliste.

Was geprüft und gebaut wird

Acht Schritte vom Export zum Buchungsstapel.

Spalten erkennen

Datum, Betrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Status, Zahlungsart, Beschreibung, Belegnummer anhand der Überschrift.

Datum lesen

Deutsche und ISO-Formate, mit und ohne Uhrzeit; unlesbare Daten landen in der Fehlerliste.

Beträge parsen

Komma und Punkt, Tausendertrennzeichen, negative Werte; Brutto aus Netto plus Steuer, wenn nötig.

Steuersatz zuordnen

19, 7 oder 0 Prozent aus Satz- oder Steuerbetragsspalte; alles andere ist ein Fehler, nicht ein Rateversuch.

Status filtern

Fehlgeschlagene, abgebrochene, ausstehende Transaktionen ausgelassen; Rückerstattungen als Storno.

Buchung bilden

Kasse gegen Erlöskonto je Steuersatz, Soll/Haben, Belegdatum TTMM, Belegfeld, Buchungstext mit Zahlungsart.

Summen je Steuersatz

Brutto, Netto und Umsatzsteuer je Satz zum Abgleich mit dem Z-Bon.

Fehlerliste

Jede Zeile, die nicht verbucht werden konnte, mit Zeilennummer und Grund.

So geht es weiter

Drei Stufen, jede für sich nutzbar. Nichts davon setzt eine Anmeldung voraus.

Stufe 1: Kurzbefund sofort

Das Werkzeug oben liefert den Befund ohne Anmeldung und ohne persönliche Daten. Datei oder Adresse rein, Ergebnis lesen.

Stufe 2: Vollbefund als PDF

Alle Zeilen, alle Fundstellen, alle Grundlagen in einer Datei zum Weitergeben an Kanzlei, Agentur oder Elektrobetrieb. Nur Ihre E-Mail-Adresse.

Stufe 3: Wir beheben es

Sie fordern ein Angebot an. Betreff und Kennzahlen aus dem Befund sind vorausgefüllt. Wir antworten per E-Mail mit Umfang und Festbetrag.

Was mit Ihren Daten passiert

Hochgeladene Dateien werden nach der Auswertung sofort gelöscht. Das PDF liegt 24 Stunden unter einem zufälligen Link und wird dann automatisch entfernt. Gespeichert bleiben nur E-Mail, Firma und Kennzahlen zur Bearbeitung.

Vollbefund als PDF anfordern

Führen Sie zuerst das Werkzeug aus. Danach können Sie den Vollbefund zu genau diesem Ergebnis anfordern.

Vom Kassen-Export zum DATEV-Buchungsstapel

Format, Rechtslage, typische Fehler und was eine saubere Lösung ausmacht.

Das DATEV-Format Buchungsstapel

Ein DATEV-Buchungsstapel ist eine CSV-Datei mit einer EXTF-Kopfzeile, die Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahresbeginn, Sachkontenlänge und den Stapelzeitraum trägt, gefolgt von einer Spaltenüberschrift mit über hundert Feldern. Für eine Kassenbuchung reichen acht davon: Umsatz ohne Soll/Haben-Kennzeichen, Soll/Haben-Kennzeichen, Konto, Gegenkonto ohne BU-Schlüssel, BU-Schlüssel, Belegdatum als TTMM, Belegfeld 1 und Buchungstext. Erlöskonten im SKR03 und SKR04 sind Automatikkonten: Sie tragen den Steuersatz im Konto, deshalb bleibt der BU-Schlüssel leer. Wer stattdessen ein Erlöskonto ohne Steuerautomatik nutzt, braucht den Schlüssel 3 für 19 Prozent und 2 für 7 Prozent.

Was SumUp und Zettle liefern

SumUp exportiert Verkäufe und Transaktionen als CSV mit Datum, Transaktionsnummer, Zahlungsart, Status, Beschreibung, Betrag inklusive Steuern, Steuersatz, Steuerbetrag und Gebühr. Zettle liefert Transaktionsberichte mit Datum, Zeit, Belegnummer, Typ, Zahlungsart, Betrag und Steuer. Beide Exporte enthalten Trinkgeld, Gebühren und Auszahlungen in eigenen Spalten oder Zeilen. Die Spaltennamen wechseln mit Sprache und Version; deshalb erkennt das Werkzeug Spalten über Schlüsselwörter und zeigt die Zuordnung im Befund. Ein Verkauf mit mehreren Steuersätzen auf einem Bon erscheint bei SumUp als mehrere Zeilen, bei anderen Systemen als eine Zeile mit Mischsatz: dann ist die Positionsliste nötig, nicht der Transaktionsexport.

Rechtslage

Die Kasse selbst unterliegt § 146a AO und der KassenSichV: zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, DSFinV-K-Export, Belegausgabepflicht und seit 2025 die Meldung an das Finanzamt. Die Übergabe an die Buchhaltung regeln die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019): Jede Buchung muss auf den Beleg zurückführbar sein, Tageseinnahmen sind einzeln aufzuzeichnen, und eine Verdichtung ist nur zulässig, wenn die Einzeldaten erhalten bleiben. Der Buchungsstapel darf deshalb Tagesumsätze je Steuersatz zusammenfassen, solange der Export mit den Einzeltransaktionen aufbewahrt wird. Aufbewahrungsfrist: zehn Jahre, seit 2025 für Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes vom 29.10.2024).

Typische Fehler

Auszahlung statt Umsatz: Die Bankgutschrift des Kartendienstleisters wird gebucht, nicht der Verkauf. Umsatz zu niedrig, Gebühren fehlen.
Steuersatz geraten: Exporte ohne Steuerspalte werden pauschal mit 19 Prozent gebucht. Bei Bäckereien und Cafés ist der Hauptumsatz aber mit 7 Prozent besteuert.
Stornos addiert: Negative Beträge werden als positive Umsätze importiert, weil das Vorzeichen in der Betragsspalte nicht gelesen wurde.
Belegdatum im falschen Jahr: TTMM ohne Jahr; ein Stapel über den Jahreswechsel braucht zwei Dateien.
Trinkgeld als Erlös: Trinkgeld an Angestellte ist kein Umsatz des Betriebs und gehört auf ein Durchlaufkonto.

Was eine saubere Lösung ausmacht

Die Transaktionen werden täglich über die Schnittstelle des Kassensystems abgeholt, nicht per Export von Hand. Eine Kontierungsregel je Steuersatz, Zahlungsart und Artikelgruppe ist mit der Kanzlei abgestimmt und versioniert. Stornos, Gutscheine, Trinkgeld und Gebühren haben feste Konten. Der Stapel entsteht monatlich mit EXTF-Kopf, wird gegen den Z-Bon und die Auszahlungen des Kartendienstleisters abgestimmt und landet mit Kassenbericht im Postfach der Kanzlei. Abweichungen erzeugen eine Klärungsliste statt einer stillen Falschbuchung. Wie wir das als Brücke einrichten, steht unter https://netzhandwerker.de/anzeige/kassen-datev-bruecke.

Weiterführend auf netzhandwerker.de

https://freilandwerk.de/netzhandwerker/anzeige/kassen-datev-bruecke – Kassendaten nach DATEV: die Brücke als Dienst
https://freilandwerk.de/netzhandwerker/werkzeuge/kassen-meldefrist – Werkzeug: Kassen-Meldefrist nach § 146a AO
https://freilandwerk.de/netzhandwerker/werkzeuge/marktplatz-abrechnung – Werkzeug: Marktplatz-Abrechnung mit DATEV-Vorschau
https://freilandwerk.de/netzhandwerker/anzeige/zahlungsdienst-datev-bruecke – PayPal, Stripe und Mollie nach DATEV
https://freilandwerk.de/netzhandwerker/gastro-system – Gastro-System mit Kasse unter eigener Domain

Der Monatsabschluss der Kasse muss nicht von Hand laufen.

Wir bauen die Brücke von Ihrem Kassensystem zur Kanzlei: Transaktionen automatisch abholen, Steuersätze und Zahlungsarten nach Ihrer Kontierung zuordnen, Stornos sauber gegenbuchen und den DATEV-Stapel samt Kassenbericht monatlich übergeben. Festbetrag nach Sichtung Ihres Exports.

Angebot anfordern

Beschreiben Sie, was aus dem Befund werden soll. Betreff und Kennzahlen sind nach dem Prüflauf vorausgefüllt. Wir antworten per E-Mail an support@netzhandwerker.de mit dem nächsten Schritt.

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Ihre Anfrage

Ich habe die Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen. Ihre Angaben verarbeiten wir zur Bearbeitung dieser Anfrage.

Häufig gestellte Fragen

Welche Exporte funktionieren?

SumUp-Verkaufs- und Transaktionsexporte, Zettle-Transaktionsberichte und jede CSV mit mindestens einer Datums- und einer Betragsspalte. Das Werkzeug erkennt Spalten über ihre Überschrift: Datum, Betrag inkl. Steuern, Steuersatz, Steuerbetrag, Status, Zahlungsart, Beschreibung, Belegnummer. Welche Spalten erkannt wurden, steht am Anfang des Befunds.

Warum nur 20 Zeilen in der Vorschau?

Die Vorschau zeigt, ob Datum, Beträge, Steuersätze und Kontierung stimmen. Für den Import brauchen Sie den vollständigen Stapel. Den enthält der Vollbefund als PDF-Tabelle; die Importdatei im DATEV-Format liefern wir im Rahmen der Einrichtung, abgestimmt auf Ihre Kanzlei.

Welche Konten verwendet die Vorschau?

Standardkonten des gewählten Kontenrahmens: Kasse 1000 (SKR03) oder 1600 (SKR04) im Soll, Erlöskonten 8400/8300/8120 (SKR03) beziehungsweise 4400/4300/4120 (SKR04) im Haben, je nach Steuersatz. Das sind Automatikkonten, deshalb bleibt der BU-Schlüssel leer. Abweichende Konten, Kostenstellen und Belegkreise legt Ihre Kanzlei fest.

Wie werden Stornos und Rückerstattungen behandelt?

Negative Beträge oder Zeilen mit Status Rückerstattung, Storno oder Chargeback drehen die Buchungsseite: Erlöskonto im Soll, Kasse im Haben, Buchungstext mit Vorsatz „Storno“. Fehlgeschlagene, abgebrochene oder ausstehende Transaktionen werden ausgelassen und gezählt.

Was ist mit Kartengebühren?

SumUp und Zettle ziehen ihre Gebühr vor der Auszahlung ab. Die Vorschau bucht den vollen Verkaufsbetrag als Erlös; die Gebühr und die Auszahlung gehören in eine zweite Buchung gegen Geldtransit, die in der Einrichtung dazukommt. Die Gebührenspalte wird erkannt und im Vollbefund ausgewiesen.

Ist die Vorschau ein gültiger DATEV-Import?

Nein. Die Vorschau zeigt die Felder des Buchungsstapels (Umsatz, Soll/Haben, Konto, Gegenkonto, BU-Schlüssel, Belegdatum, Belegfeld 1, Buchungstext). Die Importdatei braucht zusätzlich die EXTF-Kopfzeile mit Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahr und Sachkontenlänge. Diese Angaben kommen von Ihrer Kanzlei.

Ersetzt das den Kassenbericht?

Nein. Der tägliche Kassenbericht und der Z-Bon der TSE bleiben Pflicht nach § 146a AO und den GoBD. Der DATEV-Stapel ist die Übergabe an die Buchhaltung, nicht die Kassenführung.

Kassen-Export nach DATEV.Vorschau des Buchungsstapels in einer Minute.

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So sieht Ihr Befund aus

Erkannte Spalten

Summen je Steuersatz

Bruttoumsatz je Steuersatz

Buchungsstapel-Vorschau (erste 20 Zeilen)

Lesart

Wer braucht das

Cafés, Bäckereien, Imbisse

Einzelhandel mit Kartenterminal

Marktstände und mobile Händler

Steuerkanzleien

Was geprüft und gebaut wird

Spalten erkennen

Datum lesen

Beträge parsen

Steuersatz zuordnen

Status filtern

Buchung bilden

Summen je Steuersatz

Fehlerliste

So geht es weiter

Stufe 1: Kurzbefund sofort

Stufe 2: Vollbefund als PDF

Stufe 3: Wir beheben es

Was mit Ihren Daten passiert

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Vom Kassen-Export zum DATEV-Buchungsstapel

Das DATEV-Format Buchungsstapel

Was SumUp und Zettle liefern

Rechtslage

Typische Fehler

Was eine saubere Lösung ausmacht

Weiterführend auf netzhandwerker.de

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Häufig gestellte Fragen

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