SumUp-Mandanten in DATEV: Kartenumsätze, Geldtransit und Gebühren sauber übernehmen

Von Daniel Wesseling, Die Netzhandwerker · Stand der Community-Fälle: 11.09.2026

Dieser Beitrag richtet sich an Kanzleien, die SumUp-Mandanten übernehmen oder betreuen. Er sammelt typische Fälle aus der DATEV-Community, ordnet ihre Ursache ein und zeigt, was sich heute schon lösen lässt. Wie Mandanten die Verbindung zu DATEV überhaupt einrichten und welcher SumUp-Tarif welchen Weg hat, steht im Beitrag zur SumUp DATEV Schnittstelle.

Das Grundmuster: drei Geldflüsse, drei Konten

Ein SumUp-Betrieb hat drei Geldflüsse, die unterschiedlich laufen. Bargeld liegt sofort in der Kasse. Kartenzahlungen sind zunächst eine Forderung gegenüber SumUp und kommen einige Tage später als Auszahlung aufs Bankkonto, abzüglich Gebühren. Die Gebühren selbst sind Aufwand. Fast jedes Problem in den Community-Fällen entsteht dort, wo diese drei Flüsse in einem Konto zusammenlaufen.

Im Beispiel liegt der Kartenverkauf am 31.08., die Auszahlung am 02.09. Zum Monatsende stehen die 100,00 also noch als Transitbetrag auf dem Verrechnungskonto. Das ist kein Fehler, solange er sich der späteren Auszahlung zuordnen lässt.

Typische Problemfälle bei SumUp-Mandanten

Die Fälle stammen aus Anfragen von Kanzleien in der DATEV-Community. Sie beschreiben jeweils eine konkrete Konfiguration zu einem bestimmten Zeitpunkt und gelten nicht automatisch für jeden SumUp-Tarif. Wir fassen sie in eigenen Worten zusammen, nennen den Zeitraum der Meldung und verlinken die Threads unten.

1. Kartenzahlungen landen im Kassenbuch

Gemeldet

DATEV-Integration von SumUp, Community-Thread 06/2026

Was Kanzleien sehen

Bei aktivierter SumUp-Integration erscheinen Kartenzahlungen und Gebühren im Kassenbuch von Unternehmen online. Der Kassenbestand stimmt nicht mehr mit dem Bargeld überein. Ein Verrechnungskonto für die Karte war im SumUp-Portal nicht zu finden.

Ursache

SumUp überträgt Umsätze bei der Integration als Kassenbucheinträge. Wird dabei nicht nach Zahlungsart getrennt, fließt die Karte in die Kasse.

Was heute hilft

• Kartenanteil je Tag von der Kasse auf das Verrechnungskonto umbuchen, belegt durch den SumUp-Tagesbericht.
• Oder den Datenweg wechseln: Umsätze aus dem Export übernehmen und Bar und Karte vor der Übernahme trennen, von Hand oder per Konverter.

Herstellerseitige Schnittstelle

Eine Trennung der Zahlungsarten in der nativen Übertragung kann nur SumUp ändern.

Möglicher alternativer Datenweg

Liegen Umsätze mit Zahlungsart in einem Export vor, bereiten wir sie getrennt für den mit Ihrer Kanzlei abgestimmten Import auf.

2. Entnahmen, Einzahlungen und Geldtransit fehlen

Gemeldet

DATEV-Integration von SumUp, Community-Thread seit 10/2025

Was Kanzleien sehen

Artikel und Einnahmen kommen an, Entnahmen und Geldtransit nicht, obwohl sie im SumUp-Kassenbericht stehen. Der Kassenbestand läuft auf. Mehrere Kanzleien melden dasselbe Problem, zuletzt im August 2026.

Ursache

Die Übertragung von SumUp enthält diese Bewegungen nicht. DATEV hat in der Community klargestellt, dass die Anpassung der Schnittstellendatei durch SumUp erfolgen muss.

Was heute hilft

Die Bewegungen aus dem Kassenbericht nacherfassen. Wo der Kassenbericht als Datei vorliegt, im Kassensystem Pro etwa als CSV, lässt sich das Nacherfassen automatisieren: Ein Konverter liest die Entnahmen und Einzahlungen und erzeugt die fehlenden Buchungen als Stapel.

Herstellerseitige Schnittstelle

Die Anpassung der Schnittstellendatei liegt bei SumUp.

Möglicher alternativer Datenweg

Wo der Kassenbericht als Datei vorliegt, erzeugen wir die fehlenden Buchungen als Stapel. Bewegungen, die in keiner verfügbaren Quelle stehen, lassen sich nicht rekonstruieren.

3. Zahlungsarten fehlen, Gebühren kommen doppelt

Gemeldet

Kassenanbindung plus Zusatzdienst, Community-Thread 06/2026

Was Kanzleien sehen

Über die Kassenanbindung kommen Erlöse und Gebühren an, die Zahlungsarten nicht. Wird ersatzweise ein zweiter Dienst angebunden, der die Zahlungen liefert, erscheinen die Gebühren zweimal.

Ursache

Zwei Quellen liefern überlappende Daten, ohne dass festgelegt ist, welche Quelle wofür gilt.

Was heute hilft

Eine Regel, schriftlich festgehalten: Jede Buchungsart kommt aus genau einer Quelle. Zum Beispiel Erlöse aus der Kassenanbindung, Auszahlungen und Gebühren aus dem Auszahlungsbericht. Die jeweils andere Quelle wird für diese Buchungsart abgeschaltet oder gefiltert.

Wer es dauerhaft beheben muss

Die Kanzlei, mit einer klaren Quellenzuordnung je Mandant.

4. Ist-Versteuerung: Auszahlungen lassen sich nicht überleiten

Gemeldet

Ist-Versteuerung, Community-Threads 2023 und 2024

Was Kanzleien sehen

Die nach Steuersätzen geschlüsselten Umsätze passen nicht zur Auszahlungsübersicht. Einzelne Kartenzahlungen, etwa aus dem Ausland, lassen sich im Bericht nicht herausfiltern. In einem anderen Fall blieb auf dem Konto für nicht fällige Umsatzsteuer dauerhaft ein Saldo stehen; gelöst wurde er, indem die Gebühren über ein Transitkonto statt direkt gegen das Forderungskonto gebucht wurden.

Ursache

Umsatzbericht und Auszahlungsbericht zählen nach unterschiedlichen Zeitpunkten und fassen unterschiedlich zusammen.

Was heute hilft

Eine Überleitung je Auszahlung. Der Auszahlungsbericht zeigt, welche Transaktionen darin stecken; daraus ergibt sich der Bankeingang.

Überleitung einer Auszahlung, erfundene Beträge

Position	Betrag
Kartenumsätze 31.08.	100,00
Kartenumsätze 01.09.	50,00
Erstattung an einen Kunden	−10,00
SumUp-Gebühren	−2,09
Auszahlung auf das Bankkonto, 03.09.	137,91

Geht die Überleitung für jede Auszahlung auf, stimmt auch der Monat. Bleibt eine Differenz, steckt sie in genau einer Auszahlung und ist schnell gefunden.

5. Das Downloadcenter liefert PDF statt Daten

Was Kanzleien sehen

Aus dem SumUp-Downloadcenter kommen überwiegend PDF-Berichte. Sie enthalten die Informationen, lassen sich aber nicht auswerten oder importieren.

Ursache

Nicht jeder Bericht wird als Datei angeboten. Als CSV oder Excel verfügbar sind laut SumUp unter anderem die Umsatzübersicht im Web-Dashboard und die Auszahlungsberichte; im Kassensystem Pro auch der Kassenbericht.

Was heute hilft

Zuerst prüfen, welcher Bericht als Datei vorliegt, und nur diesen verwenden. Wo es ausschließlich PDF gibt, lassen sich die Werte maschinell auslesen, lokal und ohne Upload, siehe unsere KI-Belegerkennung lokal.

6. Das SumUp-Geschäftskonto lässt sich nicht in Bank online anbinden

Gemeldet

SumUp-Geschäftskonto, DATEV-Antwort in der Community vom 11.05.2022

Was Kanzleien sehen

Das Geschäftskonto des Mandanten bei SumUp lässt sich in DATEV Bank online nicht einrichten. Umsätze kommen als PDF, mitunter über viele Seiten.

Ursache

Nach der damaligen Auskunft von DATEV handelt es sich um eine ausländische Bank, für die weder PIN/TAN noch EBICS noch das Service-Rechenzentrumsverfahren griffen. Der Thread dokumentiert diese frühere Einschränkung. Ob eine direkte Anbindung heute möglich ist, muss für das konkrete Konto und den aktuell unterstützten DATEV-Datenweg geprüft werden.

Was heute hilft

Die Kontoumsätze als Datei aus SumUp ziehen und in ein Format bringen, das die Kanzlei-Software einliest. Das ist ein klassischer Fall für einen kleinen Konverter, der jeden Monat gleich läuft. Wie das bei Auslandskonten grundsätzlich geht, steht im Beitrag Bankumsätze in DATEV importieren.

So kann Ihre technische Lösung aussehen

Aus den sechs Fällen ergibt sich, was eine Kanzlei am Ende in der Hand haben sollte. Den genauen Umfang legen wir je Auftrag fest; geliefert wird nur, was die vorhandenen Exporte hergeben.

Der Bericht färbt nicht alles grün. Er macht sichtbar, was aufgeht und was noch offen ist.

So läuft es ab

1. Fall beschreibenKurz per Formular, ohne Mandantendaten.
2. Datenumfang abstimmenWelche Exporte vorliegen und wie sie gesichert übermittelt werden.
3. Lösung und AngebotUmfang festlegen, Angebot für genau diesen Umfang.
4. Beispielmonat umsetzenEin Monat, ein Mandant, gemeinsam geprüft.

Was kostet die Umsetzung? Der Aufwand hängt von den vorhandenen Exporten, den erforderlichen Zuordnungen und dem gewünschten Automatisierungsgrad ab. Nach der technischen Klärung erhalten Sie ein Angebot für den vereinbarten Umfang.

Checkliste bei Übernahme eines SumUp-Mandanten

1. Tarif klären: Kassensystem Plus oder Zahlungen Plus (DATEV-Integration), Kassensystem Pro (DATEV-Export) oder ein anderer Tarif (nur CSV). Details im Beitrag zur SumUp DATEV Schnittstelle.
2. Quellen festlegen: Welche Quelle liefert Erlöse, welche Auszahlungen und Gebühren, welche Bargeldbewegungen? Je Buchungsart genau eine.
3. Konten festlegen: Kasse, Verrechnungskonto für Karte, Bank, Gebühren, Erlöse je Steuersatz, Behandlung von Trinkgeld und Erstattungen.
4. Probemonat abgleichen: Kassenbestand gegen Zählprotokoll, jede Auszahlung übergeleitet. Verrechnungskonto abstimmen: ausgezahlte Vorgänge ausgleichen, noch offene Beträge zum Monatsende nachvollziehbar belegen.
5. Lücken dokumentieren: Was die Übertragung nicht liefert, etwa Entnahmen oder Zahlungsarten, und wie es stattdessen erfasst wird.
6. Prüfexporte klären: Wie der Mandant an DSFinV-K-Export und TSE-Daten kommt; beides gehört nicht in die Buchhaltung, muss aber vorliegen.

Was dieser Beitrag bewusst nicht klärt

In der Community ist außerdem offen, wie SumUp-Gebühren umsatzsteuerlich einzuordnen sind, weil die Rechnungsangaben dazu uneinheitlich wirken. Das ist eine steuerliche Frage und keine des Datenwegs; wir beantworten sie hier nicht.

Wie der Kassenexport dafür automatisch in einen Buchungsstapel übersetzt wird, beschreibt unsere Seite Kassendaten in DATEV. Die Kontenzuordnung bleibt dabei bei der Kanzlei.

Häufige Fragen

Wie werden SumUp-Kartenumsätze in DATEV praxisüblich gebucht?

Praxisüblich laufen Kartenumsätze nicht über die Kasse, sondern über ein Verrechnungskonto wie Geldtransit: Umsatz am Verkaufstag an Erlöse, Auszahlung von SumUp gegen Bank, die Gebühr als Nebenkosten des Geldverkehrs. Ausgezahlte Vorgänge gleichen sich auf dem Verrechnungskonto aus; was zum Stichtag noch nicht ausgezahlt ist, bleibt als nachvollziehbarer Transitbetrag stehen. Welche Konten und Schlüssel gelten, legt die Kanzlei fest.

Warum stehen SumUp-Kartenumsätze im DATEV-Kassenbuch?

SumUp überträgt Umsätze bei der DATEV-Integration als Kassenbucheinträge. Kanzleien berichten 2026, dass dabei auch Kartenzahlungen und Gebühren im Kassenbuch landen und den Kassenbestand verfälschen. Abhilfe schafft eine Umbuchung des Kartenanteils auf das Verrechnungskonto oder ein Datenweg, der Bar und Karte vor der Übernahme trennt.

Warum fehlen Entnahmen und Geldtransit aus SumUp?

Nach Berichten mehrerer Kanzleien überträgt SumUp Artikel und Einnahmen, aber keine Entnahmen und Einzahlungen, obwohl sie im Kassenbericht stehen. DATEV hat in der Community klargestellt, dass die Anpassung durch SumUp erfolgen muss. Bis dahin werden die Bewegungen aus dem Kassenbericht nacherfasst, von Hand oder per Konverter.

Warum werden SumUp-Gebühren doppelt gebucht?

Meist, weil zwei Quellen dieselben Gebühren liefern, etwa die Kassenanbindung und ein zusätzlich angebundener Dienst. Die Regel dagegen: Jede Buchungsart bekommt genau eine Quelle, und diese Quelle wird dokumentiert.

Wie leitet man SumUp-Auszahlungen bei Ist-Versteuerung über?

Die Klammer ist der Auszahlungsbericht: Er zeigt, welche Transaktionen in einer Auszahlung stecken. Summe der Transaktionen minus Gebühren minus Erstattungen ergibt den Bankeingang. Wo sich einzelne Transaktionen nicht filtern lassen, hilft eine Überleitungstabelle je Auszahlung.

Lässt sich das SumUp-Geschäftskonto in DATEV Bank online anbinden?

Eine DATEV-Antwort in der Community aus dem Jahr 2022 verneinte das, weil es sich um eine ausländische Bank handelt und weder PIN/TAN noch EBICS noch das Service-Rechenzentrumsverfahren griffen. Ob eine direkte Anbindung heute möglich ist, muss für das konkrete Konto und den aktuell unterstützten DATEV-Datenweg geprüft werden. Unabhängig davon lassen sich die Umsätze als Datei aus SumUp ziehen und in ein Format bringen, das die Kanzlei-Software einliest.

Muss SumUp oder die Kanzlei das beheben?

Beides trifft zu, an verschiedenen Stellen. Was SumUp überträgt, kann nur SumUp ändern. Welche Konten und Schlüssel gelten, entscheidet die Kanzlei. Dazwischen liegt der Datenweg, und den kann man heute schon sauber bauen.

Übernehmen die Netzhandwerker die Buchhaltung?

Nein. Wir bauen den Datenweg: Konverter, Zuordnungstabelle, Dateiformat. Die Buchungsentscheidung und die steuerliche Beurteilung bleiben bei der Kanzlei.

Welche Dateien brauchen wir für eine technische Prüfung?

Für den ersten Schritt genügt eine kurze Beschreibung ohne Mandantendaten. Für die Prüfung selbst klären wir danach gemeinsam, welche Exporte vorliegen: meist Umsatzübersicht, Auszahlungsbericht und, falls vorhanden, Kassenbericht eines Beispielmonats.

Geht das auch für nur einen Mandanten?

Ja. Wir beginnen mit einem Mandanten und einem Beispielmonat. Erst wenn der Datenweg dort aufgeht, lohnt es sich, ihn auf weitere Mandanten zu übertragen.

Ist auch eine einmalige Aufbereitung möglich?

Ja, etwa für einen Rückstand von mehreren Monaten. Bei wiederkehrenden Exporten in gleicher Form wird daraus ein Ablauf für die Folgemonate.

Wie werden Beispieldaten übermittelt?

Nicht über das Kontaktformular. Sobald klar ist, welche Daten gebraucht werden, vereinbaren wir einen gesicherten Übermittlungsweg und schließen auf Wunsch vorab einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Was kostet die Umsetzung?

Der Aufwand hängt von den vorhandenen Exporten, den erforderlichen Zuordnungen und dem gewünschten Automatisierungsgrad ab. Nach der technischen Klärung erhalten Sie ein Angebot für den vereinbarten Umfang.

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